Lorsqu’il s’agit de courrier électronique, l’écrit est plus important que jamais. Les fautes d’orthographe peuvent donc avoir un impact négatif sur l’image d’une entreprise et/ou de ses dirigeants. Voici quelques conseils pour améliorer la grammaire et l’orthographe sans en faire trop.
1. Méfiez-vous des correcteurs orthographiques !
Dans les logiciels de traitement de texte, il existe un outil très utile, une solution miracle pour tous ceux qui doutent de l’orthographe : un correcteur orthographique.
Sauf que, parfois, il s’avère être un très mauvais support, voire votre pire ennemi. Parce qu’il peut ajouter des erreurs… « Les correcteurs orthographiques sont parfaits pour les fautes d’orthographe pures », argumente Elisabeth Rochefort, qui dirige « L’expression écrite : découvrir la joie de l’orthographe » à CSP Formation, recommandant à ses élèves de l’utiliser, mais de façon raisonnable, pour vérifier si, par exemple, « appel » prend un « p » ou deux.
En revanche, « il est important de ne pas se fier à cet outil pour les protocoles de participes passés, les conjugaisons, et toutes les erreurs grammaticales en général », prévient la formatrice. Dans ces cas-là, suivez les règles simples énumérées ci-dessous.
2. Utilisez un mnémonique
L’une des erreurs les plus courantes en français est de confondre les participes passés et les infinitifs. Comment y remédier ? Notez que lorsque deux verbes se succèdent, le second est toujours à l’infinitif. Par exemple : « Je vais acheter une imprimante. » Autre astuce solide: dès qu’on a un doute sur la terminaison du second verbe, on peut le remplacer par un verbe du troisième groupe tels que « prendre » ou « vendre ». Exemple : « Je vais prendre » et non « Je vais pris »
La distinction conditionnel présent-futur à la première personne du singulier doit aussi être retenue : au conditionnel présent, la terminaison prendra un « s »… mais pas au futur ! Exemple : « Si j’en avais le temps, je ferais un gâteau » (condition : si j’en avais le temps) / « Tout à l’heure, je ferai un gâteau »(futur, clairement affirmé).
Autre erreur courante : les accords de participe passé avec le verbe avoir. Si la règle d’accord avec le COD placé devant le verbe avoir et non avec le sujet sonne pour vous comme un hiéroglyphe indéchiffrable, il y a plus simple : tracer une barre mentale après le participe passé. Si une réponse à la question « quoi, qui » se trouve après cette barre, le participe n’est pas accordé. Dans le cas contraire, l’accord doit se faire en genre et en nombre avec cette réponse.
Exemple 1 : » J’ai écrit trois lettres. » Je pose ma question verbale : » Qu’est-ce que j’ai écrit ? Trois lettres. » Ma réponse étant après la barre, je ne fais aucun accord.
Exemple 2 : » Les lettres que j’ai écrit… « ; » Qu’est-ce que j’ai écrit ? Les lettres « . La réponse étant devant la colonne, j’accorde en genre et en nombre: « Les lettres que j’ai écrites… »
3. Mémorisez quelques mots
Comment se souvenir de l’orthographe de certains mots ? Associez-les à des images. « Par exemple, rappelez-vous qu’il y a deux ‘c’ dans ‘accueillir’, puisque on ouvre les bras lorsqu’on accueille quelqu’un. Ou alors que ‘l’accusé’ a deux menottes », explique Anne-Marie Gaignard, pédagogue et auteur notamment de La revanche des nuls en orthographe. Mais certains mots en français, comme « ça », « déjà », « malgré », etc., ne conviennent pas à cet exercice. « Ils ont besoin d’être mémorisés », assène Elisabeth Rochefort (CSP Formation).
4. Notez les erreurs que vous faites souvent
Elisabeth Rochefort recommande de tenir à jour une liste des fautes d’orthographe ou de grammaire que vous commettez fréquemment, « Dix, pas plus », affichée sur votre bureau, près de votre ordinateur. C’est très utile lors de la relecture d’e-mails ou de documents importants, en se corrigeant rapidement et surtout en perdant progressivement les mauvaises réactions.
5. N’oubliez pas de vous relire !
La clé pour améliorer votre orthographe est de passer du temps à vous relire. Elisabeth Rochefort (CSP Formation) recommande également d’imprimer les mails et les documents très importants : « On a trouvé à nouveau un tiers des défauts », a-t-elle noté.